Удержание за бланк трудовой книжки. Возмещение стоимости трудовой книжки работнику учреждения. Учет. Можно ли не удерживать с работника сумму за вкладыш с трудовую книжку

Бланки трудовой книжки хранятся в организации как документы строгой отчетности (п. 42 Правил). Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. п. 8, 45 Правил). Об общих правилах ведения и хранения трудовых книжек см. в Путеводителе по кадровым вопросам. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций или неправильного первичного заполнения трудовой книжки (п. 47 Правил). В данном случае плата взимается с работника путем удержания денежных средств из его заработной платы на основании представленного заявления.

Обязательно ли удерживать с сотрудника из зарплаты за новый вкладыш к трудовой

Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет. Иван Шкловец,заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

1. Судебная практика:

N КАС07-416 Кассационная коллегия Верховного Суда Российской Федерации в составе: председательствующего Манохиной Г.В., членов коллегии Зелепукина А.Н., Горшкова В.В., с участием прокурора Масаловой Л.Ф. рассмотрела в открытом судебном заседании гражданское дело по заявлению М.

Удержание за трудовую книжку из заработной платы

Федерации вышло за пределы своих полномочий, поскольку ставит дополнительное условие при получении трудовой книжки, а именно оплату трудовой книжки и вкладыша к ней. Верховный Суд Российской Федерации постановил вышеприведенное решение, об отмене которого и вынесении нового решения просит в кассационной жалобе М. Считает, решение вынесено с нарушением норм материального права, поскольку суд неправильно истолковал закон.

Проверив материалы дела, обсудив доводы кассационной жалобы, Кассационная коллегия не находит оснований к отмене судебного решения. Согласно части 2 статьи 253 ГПК РФ, установив, что оспариваемый нормативный правовой акт или его часть противоречит федеральному закону либо другому нормативному правовому акту, имеющим большую юридическую силу, суд признает нормативный правовой акт недействующим полностью или в части со дня его принятия или иного указанного судом времени.

Надо ли удерживать у работника за трудовую книжку?

А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк. Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

• произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
• бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.

Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225, и подтверждено письмом Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 (в отношении трудовых книжек, которые были утрачены при пожарах в июле–августе 2010 года).

Трудовая — бесплатно?

Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225, по кассационной жалобе М. на решение Верховного Суда Российской Федерации от 19 июня 2007 года, которым в удовлетворении заявленного требования отказано. Заслушав доклад судьи Верховного Суда Российской Федерации Манохиной Г.В., объяснения представителя Правительства Российской Федерации Германовой А.Л., возражавшей против доводов кассационной жалобы, заключение прокурора Генеральной прокуратуры Масаловой Л.Ф., полагавшей решение суда оставить без изменения, Кассационная коллегия Верховного Суда Российской Федерации установила: Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 «О трудовых книжках» утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).
Как отразить в учете организации приобретение бланка трудовой книжки и ее оформление вновь принятому работнику? При выдаче трудовой книжки работнику с него взимается плата путем удержания из заработной платы. Стоимость бланка трудовой книжки, приобретенного подотчетным лицом организации за наличный расчет, составила 354 руб. (в том числе НДС 54 руб.). Приобретение бланка подтверждено авансовым отчетом подотчетного лица с приложением товарной накладной, счета-фактуры и чека ККТ.

Инфо

Бланк использован при оформлении трудовой книжки вновь принятому работнику. Удержание стоимости бланка производится из заработной платы работника на основании его письменного заявления. Нормативно-правовое регулирование Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).

Можно ли не удерживать с работника сумму за вкладыш с трудовую книжку

Налогового кодекса РФ). Передача работнику бланка трудовой книжки признается реализацией (п. 1 ст. 39 НК РФ) и облагается НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Такие разъяснения приведены, например, в Письме Минфина России от 30.09.2015 N 03-07-11/55714, п. 6 Письма Минфина России от 16.08.2013 N 03-03-05/33508, Письме ФНС России от 23.06.2015 N ГД-4-3/ Следовательно, на дату оформления трудовой книжки работникам у организации возникает момент определения налоговой базы по НДС (пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ). Напомним, что плата, взимаемая с работника при выдаче ему трудовой книжки, определяется исходя из суммы расходов организации на приобретение соответствующего бланка.
Эти расходы определяются за вычетом предъявленного организации НДС (п. 1 ст. 170 НК РФ). При использовании бланка НДС предъявляется работнику дополнительно к его цене (п. 1 ст. 168 НК РФ).
Отметим, что, поскольку бланки трудовых книжек хранятся в организации как бланки строгой отчетности (о чем сказано выше), их стоимость до момента оформления работнику отражается на забалансовом счете учета бланков строгой отчетности. Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок. Налог на добавленную стоимость (НДС) Сумма НДС, предъявленная продавцом бланка трудовой книжки, подлежит вычету при условии, что он приобретается для осуществления операций, облагаемых НДС.
Вычет производится на основании надлежаще оформленного счета-фактуры после принятия бланка трудовой книжки на учет и при наличии соответствующих первичных документов (пп. 1 п. 2 ст. 171, п.

Проанализировав положения пункта 47 Правил, суд пришел к обоснованному выводу о том, что право работодателя на взимание платы с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее не противоречит нормам Трудового кодекса Российской Федерации. В силу статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации при заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем. Согласно ч. 3 ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

Внимание

На основании пункта 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 Министерство финансов Российской Федерации Приказом от 22 декабря 2003 года N 117н «О трудовых книжках» утвердило Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, в соответствии с пунктами 2 и 4 которого изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем.

Обязано ли бюджетное учреждение при выдаче трудовых книжек сотрудникам удерживать стоимость трудовых книжек, приобретенных ранее за счет средств от приносящей доход деятельности? Возможно ли удержание данной стоимости из заработной платы сотрудников? Если да, то по какой статье КОСГУ следует начислять доход? Как эти операции следует отразить в бухгалтерском учете? Как данные операции отражаются в налоговом учете?

К вопросу о взимании платы за трудовую книжку

В соответствии с требованиями ст. 65 ТК РФ при заключении работником трудового договора впервые работодателем ему оформляется трудовая книжка. При этом выдача работнику трудовой книжки производится за плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила N 225)).
Однако, определяя "обязательность" взимания этой платы, следует учесть, что:
- выдача трудовой книжки за плату, определенная п. 47 Правил N 225, является правом работодателя (смотрите Решение Верховного Суда РФ от 19.06.2007 N ГКПИ07-564), а не его обязанностью;
- работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в том числе улучшающие положение работников (ст. 8 ТК РФ, ст. 57 ТК РФ).
Таким образом, решение о необходимости взимания платы с работника за выдачу трудовой книжки, по нашему мнению, находится в компетенции работодателя.

Налоговые последствия взимания (невзимания) платы за трудовую книжку

Допустим, трудовая книжка выдана работодателем за плату.
В целях налогообложения такая операция признается реализацией товара и поэтому, как следствие, в соответствии со ст. 146 НК РФ является объектом обложения НДС (смотрите также письма Минфина России от 06.08.2009 N 03-07-11/199, от 27.11.2008 N 03-07-11/367, от 07.10.2008 N 03-03-06/4/67) по ставке 18% (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Конечно сумму налога, предъявленную продавцом (изготовителем) бланков трудовых книжек, учреждение вправе принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). Однако сделать это без каких-либо последствий учреждение сможет только в случае приобретения трудовых книжек за счет средств от приносящей доход деятельности. Ведь в случае приобретения учреждением трудовых книжек за счет средств субсидий, предоставленных федеральных бюджетом, принятие "входящего" НДС к вычету (возмещению) приведет к повторному возмещению налога из федерального бюджета (смотрите письмо Минфина России от 26.01.2012 N 03-07-11/20).
НДС в последнем случае будет определен учреждением как разница между ценой реализуемого имущества с учетом налога и стоимостью реализуемого имущества (п. 3 ст. 154 НК РФ).
Кроме того, полученная учреждением от работника плата за выданную трудовую книжку, является доходом для целей обложения налогом на прибыль организаций (пп. 1 п. 1 ст. 248, ст. 249 НК РФ; смотрите также письмо Минфина России от 07.10.2008 N 03-03-06/4/67).
Напомним, что прибылью признаются полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов (ст. 247 НК РФ). При этом в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ принятие расходов учреждением на приобретение бланков трудовой книжки в целях налогообложения прибыли будет правомерным при условии, что они произведены за счет средств от приносящей доход деятельности. Следовательно, если закупка трудовых книжек была произведена за счет средств выделенных учреждению субсидий, то данные расходы к уменьшению доходов, подлежащих налогообложению, не принимаются.
Обратите внимание: в профессиональном сообществе также существует позиция, согласно которой денежные средства, полученные от работника, являются не выручкой, а возмещением затрат на приобретение книжки, так как плата, взимаемая с работника за выдаваемую ему трудовую книжку, равна затратам на ее приобретение, поэтому предоставление трудовых книжек и вкладышей к ним не может быть расценено как реализация товара (п. 1 ст. 39 НК РФ).
Данная позиция находит поддержку и у судей (смотрите, в частности, постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2007 по делу N А56-44214/2006, от 01.10.2003 по делу N А26-5317/02-28).
Однако, учитывая незначительность сумм налогов, взимаемых с рассматриваемых операций, мы не считаем целесообразным придерживаться указанной позиции и отстаивать ее в суде.
Итак, взимание платы с работника при выдаче трудовой книжки имеет определенные "налоговые последствия". Но это еще не повод считать решение о безвозмездной выдаче трудовых книжек работникам оптимальным. Ведь "налоговые последствия" возникнут у учреждения и в случае безвозмездной выдачи.
Во-первых, безвозмездная передача товаров для целей обложения НДС равнозначна реализации (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367). При этом уплатить налог учреждению придется из своих средств.
Во-вторых, безвозмездная передача работнику трудовой книжки приведет к возникновению у работника дохода в натуральной форме, подлежащего обложению НДФЛ (смотрите письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367).
Конечно, трудовая книжка может быть передана работнику в качестве подарка на основании договора дарения, а учитывая ее невысокую стоимость, соответствующий доход работника не будет облагаться НДФЛ в соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ (смотрите, например, письмо Минфина России от 01.06.2010 N 03-04-06/6-106). Однако такое "дарение" учреждению необходимо будет подтвердить документально (наличие приказа, договора и т.п.).

Бухгалтерский учет

Как видим, в зависимости от выбранного варианта выдачи трудовой книжки работнику (за плату, безвозмездно) и источника расходов на приобретение трудовой книжки, бухгалтерские записи в учете учреждения будут различаться.
Рассмотрим пример отражения операции выдачи трудовой книжки работнику за плату при условии, что бланк трудовой книжки был приобретен ранее учреждением за счет средств субсидии на выполнение госзадания.
Согласно положениям "Инструкции...", утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н, в бухгалтерском учете учреждения могут быть отражены следующие записи:
1. Отражено уменьшение по забалансовому счету 03 "Бланки строгой отчетности"
- на основании заявления работника выдана трудовая книжка;
2. Дебет 2 205 31 560 Кредит 2 401 10 130*(1)
- начислен доход в сумме полученной платы за трудовую книжку;
3. Дебет 2 201 34 510 Кредит 2 205 31 660
- в кассу поступила плата за трудовую книжку;
4. Дебет 2 210 03 560 Кредит 2 201 34 610
- денежные средства внесены на лицевой счет учреждения в органе Федерального казначейства;
5. Дебет 2 201 11 510 Кредит 2 210 03 660
- денежные средства зачислены на лицевой счет учреждения, одновременно отражено увеличение по забалансовому счету 17;
6. Дебет 2 401 10 130 Кредит 2 303 04 730
- начислен НДС;
7. Дебет 2 303 04 830 Кредит 2 201 11 610
- перечислен налог в бюджет, одновременно отражено уменьшение по забалансовому счету 17.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
государственный советник РФ 3 класса Семенюк Александр

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) По нашему мнению плату за трудовую книжку учреждению следует отразить по статье 130 "Доходы от оказания платных услуг (работ)" КОСГУ.
Данной позиции, в частности, придерживаются и отдельные главные администраторы доходов бюджета:
- п. 1 приложения N 2 к приказу Минюста России от 28.04.2012 N 67;
- приложение N 1 к приказу Минкульта России от 26.06.2012 N 659;
- п. 6 приложения N 3 к приказу Ростехнадзора от 31.08.2012 N 482;
- п. 7 приложения N 1 к приказу Росавиации от 27.08.2012 N 574.
Аналогичного мнения в прошлые годы придерживались и специалисты уполномоченных органов:
- письмо Минфина России от 29.12.2006 N 02-14-10а/4060;
- письмо Федерального казначейства от 18.05.2005 N 42-2.2-06/63.

Вопрос по учету трудовых книжек и вкладышей к ним. На одном семинаре, я слышала, что стоимость трудовой книжки/вкладыша необходимо удерживать из заработной платы сотрудника, а так же что данная сумма является доходом для организации (ИП), в результате данную сумму необходимо облагать УСН (у меня УСН 6%). Вопрос так ли это? Если так, то где искать логику, ведь данные ТК/вкладыши должны приобретаться за счет средств организации (ИП), соответственно это наши затраты, а не доход. ?

Ответ

Удерживать плату это право, а не обязанность организации.

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация за бланк трудовой книжки и вкладыша ( Правил, утв.).

Согласно Письму Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242 полученная от сотрудника плата признается внереализационным доходом организации. Исходя из данного разъяснения, организация на дату получения от сотрудника денежных средств признает доход на основании ст. 250, п. 1 ст. 346.15НК РФ.

Расходы на приобретение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее при объекте налогообложения «доходы» не учитываются.

Однако организация может и не взимать плату за бланк трудовой книжки и вкладыша.

Но такое условие должно быть закреплено в локальном акте организации. В таком случае

у сотрудника возникает доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ ( , НК РФ).

Предоставление сотруднику трудовой книжки и вкладыша на безвозмездной основе можно квалифицировать как выдачу подарка. Доходы в виде подарков освобождаются от НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб. за год ().

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

Плата за бланк

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация за бланк ( Правил, утвержденных ).* Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк.

Ситуация: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты по заявлению сотрудника*

Да, можно.

Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки ( Правил, утвержденных ).*Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью ( , п. и ст. 209 ГК РФ).

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях и Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Бланк бесплатно

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:*

• произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
• бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.

Подтверждает данный порядок Минфин России в письмах , .

В отношении удержания НДФЛ со стоимости трудовой книжки, выданной сотруднику на безвозмездной основе, нужно учесть следующее.

Если организация выдает трудовую книжку сотруднику бесплатно, то у него возникает доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ ( , НК РФ, ). Вместе с тем, трудовая книжка передается сотруднику на безвозмездной основе. Данное основание позволяет сделать вывод, что между сотрудником и организацией заключен договор дарения. Такой договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Об этом говорится в статьи 572 и Гражданского кодекса РФ. В таком случае предоставление сотруднику трудовой книжки на безвозмездной основе можно квалифицировать как выдачу подарка. Доходы в виде подарков освобождаются от НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб. за год (). Аналогичные разъяснения содержатся в .*

Бухучет и налоги

В коммерческих организациях

Ситуация: как коммерческой организации отразить в бухучете и при налогообложении приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки. Организация применяет общую систему налогообложения*

Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.

Право организации взимать с сотрудника плату за выдачу трудовой книжки предусмотрено Правил, утвержденных .

В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:

• материалов на одноименном (как активы, используемые для управленческих нужд ()) с последующим списанием на прочие расходы;
• товаров на «Товары».

Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Это объясняется следующим. Продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Организации обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату ( Правил, утвержденных ). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п. и Порядка, утвержденного ).

Одновременно с оприходованием бланки трудовых книжек отразите на «Бланки строгой отчетности» в условной оценке ( Правил, утвержденных ).

При получении бланков сделайте следующие записи:

Дебет 10 Кредит 60
– оприходованы трудовые книжки;

Дебет 19 Кредит 60
– отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 006
– приняты к учету бланки трудовых книжек.

Если организация взимает плату за выдачу трудовых книжек, операция отражается на «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если организация удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте «Расчеты с персоналом по оплате труда».*

Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС. Такой вывод следует из положений пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтверждается в . При этом сотрудник оплачивает организации стоимость трудовой книжки с учетом НДС (письма Минфина России и ).

В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражаются следующими проводками:

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1
– признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);*

– начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации.

При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если организация является плательщиком налога).

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовая книжка заводится на основании статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Кредит 006
– списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2.ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ ОТ 26.09.2007 № 07-05-06/242

«Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные в соответствии с положениями ст.250 Кодекса Налогового кодекса РФ.*
Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 346.15 Налогового кодекса РФ.

К внереализационным доходам относятся все другие поступления, которые не являются доходами от реализации. В частности, это:*

• доходы от долевого участия в других организациях (дивиденды);
• безвозмездно полученное имущество (работы, услуги) или имущественные права, за исключением случаев, указанных в Налогового кодекса РФ;
• штрафы и пени за нарушение контрагентами условий договоров, а также суммы возмещения убытка или ущерба;
• доходы в виде процентов по предоставленным кредитам и займам;
• стоимость материалов и запасных частей, которые получены при демонтаже или ликвидации зданий, оборудования и иного имущества организации, автономного учреждения;
• суммы кредиторской задолженности, списанной в связи с истечением срока исковой давности (независимо от системы налогообложения, которая применялась в период возникновения задолженности), кроме задолженности по налогам (сборам, пени, штрафам), списанным или уменьшенным в соответствии с законодательством или по решению Правительства РФ ( , НК РФ, ).

Полный список внереализационных доходов приведен в Налогового кодекса РФ (). Он является открытым. Это значит, что виды доходов, прямо не поименованные в нем, тоже увеличивают базу единого налога при упрощенке.*

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

Трудовая книжка – основной документ работника . Но хранится она у работодателя. Бухгалтера многое связывает с трудовыми книжками. Именно в бухгалтерии держат бланки новых книжек, а также вкладышей к ним. Бухгалтер ведет учет операций с этими бланками, причем в вопросах их учета на сегодняшний день нет однозначности. В некоторых случаях на бухгалтера может быть возложена ответственность за нарушение порядка учета и выдачи трудовых книжек. Об этих и других сложных вопросах читайте в нашей публикации/

При заключении трудового договора обязательно представляется трудовая книжка. Приобретение трудовых книжек и вкладышей в нее – это обязанность работодателя. Бланк стоит недорого – в пределах 200 руб. Но и эту сумму нужно учесть правильно, особенно если речь идет о налогах. Ведь споры с инспекцией по поводу налогообложения операций с трудовыми книжками могут обойтись гораздо дороже. Не менее опасны для компании и споры с работниками, например, недовольными тем, какие записи внесены в их трудовые книжки.

Трудовое законодательство обязывает работодателя – организацию или индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 и 309 Трудового кодекса РФ). Основные документы, которыми руководствуется работодатель, – Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек), утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция № 69), утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Трудовую книжку работник предъявляет при заключении трудового договора. Предусмотрено два случая, когда в предъявлении трудовой книжки нет необходимости:

– при поступлении на работу в организацию по совместительству (ст. 283 ТК РФ);

– при поступлении на работу впервые (ст. 65 ТК РФ).

На сотрудника, принимаемого на работу впервые, работодатель обязан оформить трудовую книжку в течение недели со дня приема на работу.

При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформляет новую трудовую книжку.

При выдаче трудовой книжки с работника взимается ее стоимость (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Но это происходит не всегда.

Так, плата не взимается:

– при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша к ней;

– в случае порчи трудовой книжки не по вине работника;

– при массовой утрате трудовых книжек работодателем в чрезвычайных ситуациях.

Форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Работодатель должен постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Учет бланков

Согласно ст. 65, 66 и 84.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с работником, устраивающимся на работу впервые, обязан оформить ему трудовую книжку и в течение всего срока действия трудового договора вести названную книжку, а при прекращении трудового договора – выдать ее работнику.

Работодатель приобретает бланки трудовой книжки и вкладыша в нее за плату на основании договора с уполномоченным лицом (Объединение «ГОЗНАК» либо его законный распространитель), а при выдаче работнику трудовой книжки (вкладыша) – взимает плату в размере расходов на их приобретение.

Прежде чем рассмотреть отражение этих операций в бухгалтерском и налоговом учете, нужно сказать, что существуют две точки зрения по вопросу, как отражать операции по выдаче бланков трудовых книжек (вкладышей к ним). Согласно одной из них (фискальной) выдача трудовых книжек является реализацией, согласно другой, которой придерживаются как независимые специалисты, так и суды, – реализации в данном случае нет. Рассмотрим оба варианта учета.

Выдача трудовых книжек – реализация

При этом варианте учета трудовые книжки (вкладыши к ним) учитываются и как бланки строгой отчетности (согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, – на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» вместе с НДС), и как товар. Это связано с тем, что работник обязан оплатить трудовую книжку. Следовательно, бланки приобретаются для продажи, тот факт, что их реализуют без выгоды, значения не имеет.

В бухучете доход от реализации бланков учитывается в прочих доходах. Основание – п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации».

Бланки трудовых книжек могут быть учтены и на счете 10 «Материалы».

Налог на прибыль. В налоговом учете при выдаче трудовых книжек отражают доход и одновременно стоимость выданных бланков включают в расходы.

Поскольку расходы на приобретение бланков трудовых книжек экономически оправданны и произведены для деятельности, направленной на получение дохода, они учитываются в расходах при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Затраты на выданные работникам после заполнения бланки трудовых книжек включаются в состав материальных расходов по стоимости, определяемой в соответствии с п. 2 ст. 254 НК РФ (подп. 2 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ). Данные затраты признаются в составе косвенных расходов, в полном объеме уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль текущего отчетного (налогового) периода, на дату использования их в хозяйственных целях (п. 1 и 2 ст. 318 НК РФ).

Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек (вкладышей к ним), учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные (ст. 250 НК РФ). Сумма компенсации расходов на приобретение бланков трудовых книжек, полученная от работников, включается в состав внереализационных доходов на дату поступления денежных средств в кассу (на расчетный счет) налогоплательщика (ст. 250 и подп. 2 п. 4 ст. 271 НК РФ).

НДС. Согласно подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ объектом обложения НДС признается реализация товаров, работ, услуг. Под реализацией понимается передача на возмездной основе права собственности на товары (п. 1 ст. 39 НК РФ).

По мнению Минфина России, изложенному в письмах от 27.11.2008 № 03-07-11/367, от 26.09.2007 № 07-05-06/242 и от 13.06.2007 № 03-07-11/159, выдача работникам трудовых книжек и вкладышей к ним за плату является реализацией товаров и объектом обложения налогом на добавленную стоимость, поскольку право собственности на заполненную трудовую книжку переходит к работнику.

ПРИМЕР 1

Организация в сентябре приобрела и оплатила 20 бланков трудовых книжек по 170 руб. (в том числе НДС 26 руб.) за одну книжку. Общая стоимость бланков – 3400 руб. (включая НДС 519 руб.). В ноябре организация приняла на работу специалиста, устраивающегося на работу впервые. Отдел кадров завел для него новую трудовую книжку, а ее стоимость по заявлению работника удержана из его зарплаты. Организация отражает трудовые книжки как товар (реализует их работникам). В бухгалтерском учете сделаны проводки:

сентябрь

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 51 «Расчетные счета»
– 3400 руб. – оплачены бланки трудовых книжек;

Дебет 41 «Товары» Кредит 60
– 2881 руб. – учтены бланки трудовых книжек;

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 60
– 519 руб. – отражен НДС по трудовым книжкам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 519 руб. – принят к вычету НДС по трудовым книжкам;

ноябрь

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 90-1 «Продажи»
– 170 руб. – выписана трудовая книжка новому работнику;

Дебет 90-2 «Себестоимость продаж» Кредит 41
– 144 руб. – списана стоимость трудовой книжки;

– 170 руб. – выдана трудовая книжка работнику;

Дебет 90-3 «НДС» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– 26 руб. – начислен НДС со стоимости бланка трудовой книжки;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 73
– 170 руб. – удержана из заработной платы стоимость трудовой книжки по его заявлению работника.

Выдача трудовых книжек – не реализация

При данном варианте учета считается, что организация покупает книжки для личных целей сотрудников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки трудовых книжек к учету не принимаются.

Бухгалтерский учет. В этом случае бланки трудовых книжек учитываются только за балансом – на счете 006 «Бланки строгой отчетности» (вместе с налогом на добавленную стоимость).

В учетной политике организации нужно закрепить положение, что расходы организации на приобретение новой трудовой книжки работник возмещает при ее получении на руки. А в заявлении на удержание из заработной платы стоимости трудовой книжки необходимо сослаться на главу 50 ГК РФ.

Налог на прибыль. В налоговом учете операции с бланками трудовых книжек не отражаются, поскольку при таком способе учета нет ни выручки, ни расходов при расчете налога на прибыль.

Подобная точка зрения основана на том, что организация, приобретая трудовую книжку, не стремится получить прибыль, а лишь выполняет требования законодательства. Значит, трудовая книжка не может признаваться товаром для целей налогообложения (п. 3 ст. 38 НК РФ). Денежные же средства, полученные от работника, являются не выручкой, а возмещением затрат на приобретение книжки. Ведь плата, взимаемая с работника за выдаваемую ему трудовую книжку, равна затратам на ее приобретение, поэтому предоставление трудовых книжек и вкладышей к ним не может быть расценено как реализация товара (п. 1 ст. 39 НК РФ).

Аналогичная точка зрения выражена и судебными органами в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2007 по делу № А56-44214/2006 и от 01.10.2003 по делу №А26-5317/02-28.

Организация должна самостоятельно решить, квалифицировать операции по выдаче трудовых книжек как реализацию или нет. Если выбор будет не в пользу фискальной позиции, нужно быть готовым к тому, чтобы отстаивать свою точку зрения в суде.

ПРИМЕР 2

Воспользуемся условиями примера 1 и изменим одно из них: организация, приобретая трудовые книжки для сотрудников, не отражает их в качестве товара. В бухгалтерском учете будут сделаны записи:

сентябрь

Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кредит 51
– 3400 руб.– оплачены бланки трудовых книжек;

Дебет 73 субсчет «Расчеты за трудовые книжки» Кредит 76
– 3400 руб. – отражена задолженность будущих владельцев трудовых книжек;

Дебет 006 «Бланки строгой отчетности»
– 3400 руб. – учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности;

ноябрь

Дебет 73 Кредит 73 субсчет «Расчеты за трудовые книжки»
– 170 руб. – отражена задолженность вновь принятого работника за бланк трудовой книжки;

Кредит 006 «Бланки строгой отчетности»
– 170 руб. – списан бланк трудовой книжки;

Дебет 70 Кредит 73
– 170 руб. – удержана из зарплаты стоимость трудовой книжки по заявлению работника.

Документооборот

Порядок поступления и выдачи трудовых книжек регламентируется частью второй ст. 66 ТК РФ, а также Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Работодатель обязан обеспечить надлежащий учет и хранение трудовых книжек и вкладышей в них. Для этих целей Инструкцией № 69 утверждены приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Формы указанных книг утверждает Минздравсоцразвития России.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведет бухгалтерия организации. В книгу вносят сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков (с отражением серии и номера каждого бланка).

Бланки хранятся в организации в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные бланки с приложением приходного ордера кассы организации. Отчет составляется в произвольной форме.

Испорченные при заполнении бланки уничтожаются, о чем составляется акт. После утверждения акта руководителем предприятия бланки уничтожаются и списываются с книг учета, о чем в нижней части акта делается отметка.

Арбитраж: реализации нет ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 02.03.2007 по делу № А56-44214/2006 высказал следующую позицию: организация, принимая денежные средства за трудовую книжку, не осуществляла наличных денежных расчетов в связи с продажей товаров. Взимая плату со своего работника за выдаваемую ему трудовую книжку в сумме, соответствующей той, за которую трудовая книжка приобретена, организация фактически осуществила возмещение затрат на ее приобретение, что не является реализацией товаров. Нужно ли начислять НДФЛ По мнению Минфина России, если работодатель передает работнику бланк трудовой книжки или вкладыша бесплатно, у работника возникает доход в натуральной форме (в размере стоимости соответствующего бланка), облагаемый НДФЛ (письмо Минфина России от 27.11.2008 № 03-07-11/367).

Хранение трудовых книжек

Трудовая книжка работника – его личный документ. Но хранится он в отделе кадров организации. Все трудовые книжки, принятые от работников и выданные им вновь (впервые), регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эту книгу обычно ведет кадровая служба.

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель выдает работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении только в день увольнения (последний день работы).

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя 75 лет в соответствии с законодательством РФ об архивном деле.

ПРИМЕР 3

ООО «Мороз» 20 июля 2009 г. приобрело у ЗАО «Омсбыт» пять трудовых книжек по цене 170 руб. за один бланк. Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 850 руб. Продажа бланков оформлена накладной № 123456 от 20 июля 2009 г. Приобретенные бланки имеют серию АК, номера с 0056725 по 0056730.

ООО «Мороз» 30 июля 2009 г. приняло на работу оператора И.И. Ивановского, который устроился на работу впервые (приказ от 30.07.2009 № 18-к).

На основании заявки № 8 от 30.07.2009 кадровому работнику Н.П. Смирновой выдана трудовая книжка серии АК за номером 0056725. Приходно-расходную книгу заполняют следующим образом:

№	Дата			От кого получено или кому отпущено	Основание (наименование документа, № и дата)	Приход			Расход
	число	месяц	год			количество		сумма (руб.)	количество		сумма (руб.)
							вкладышей (серия и номер)		трудовых книжек (серия и номер)	вкладышей (серия и номер)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
			2009	ЗАО «Омсбыт»	Накладная № 123456 от 20.07.2009	5 шт. (серия АК, номера с 0056725 по 0056730)
			2009	Специалист отдела кадров Н.П. Смирнова	Заявка № 8 от 30.07.2009				1 шт. (серия АК, номер 0056725)

Ответственность

Работодатель несет ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Непосредственно за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специально отвечает уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В крупных организациях, где есть отдел кадров, дополнительные трудовых книжек). Непосредственно за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специально отвечает уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В крупных организациях, где есть отдел кадров, дополнительные приказы не издают, поскольку соответствующие обязанности внесены в должностные инструкции работников кадровой службы (отдела кадров), с которыми они должны быть ознакомлены под роспись.

Неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника могут привести к судебным спорам. Допустим, работодатель не оспаривает некорректные формулировки и добровольно изменяет соответствующие записи в трудовой книжке. Если в такой ситуации будет доказано, что неправильная формулировка причин увольнения лишила работника возможности поступить на новую работу, работодателю может быть предъявлен иск о материальной ответственности. Обязанность возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться согласно ст. 234 ТК РФ наступает, если заработок, в частности, не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, а также внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения.

В статье 237 ТК РФ предусмотрено возмещение работодателем морального вреда, причиненного работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяет суд.

Несоблюдение установленных правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек грозит работодателю и его должностным лицам административными штрафами (и иными наказаниями) и даже уголовной ответственностью.

Административная ответственность может наступить по ст. 5.27 КоАП РФ. Виды наказаний различаются для должностных лиц и организаций. Согласно части первой ст. 5.27 КоАП РФ должностным лицам грозит штраф от 1000 до 5000 руб., а организациям штраф от 30 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 по делу № КА-А40/10220-06).

Уголовная ответственность для нерадивых должностных лиц работодателя или для него самого (если речь идет о предпринимателе) может наступить по ст. 140, 292 и 325 УК РФ. Так, работодатель, по вине которого похищены, уничтожены, повреждены или сокрыты бланки трудовых книжек и вкладышей в них из корысти или иной личной заинтересованности, может быть наказан по ст. 325 Уголовного кодекса РФ – штраф до 200 000 руб.

В. Семенихин,руководитель экспертного бюро